Quando a maior parte das pessoas usa o Google programa, elas o utilizam da forma mais fácil provável. Eles criam eventos, lembretes e até agendam reuniões utilizando o Google Meet.
Mas existe muito mais no Google programa do que parece. Existem funcionalidades escondidos dentro de submenus e integrações que poucas pessoas conhecem até que você se depare com eles.
Neste artigo, você aprenderá algumas das melhores dicas profissionais sobre como utilizar o Google programa, tornando-o muito mais útil. Domine-os e você vai ser ainda mais produtivo do que já é.
Adicionando calendários
Muitas pessoas utilizam o Google programa com um único calendário em sua Conta do Google. A maior parte das pessoas não percebe que você pode verdadeiramente desenvolver muitos calendários “em camadas” para muitas partes de sua vida.
Aqui estão poucos exemplos de coisas para as quais você pode querer desenvolver um calendário diferenciado.
- Seu calendário de trabalho.
- O calendário divulgado da sua família.
- Um calendário para o trabalho de renovação da sua casa.
- Um calendário esforçado ao seu negócio paralelo.
Você pode diferenciar acesse todos os seus muitos calendários codificando-os por cores. Vejamos como utilizar isso no Google programa.
Adicionar muitos calendários
Para desenvolver um recente calendário, escolha o símbolo + à direita de Outros calendários no painel de navegação esquerdo. Selecione Criar recente calendário no menu suspenso.
Na seguinte janela, dê um nome ao seu recente calendário, uma descrição (opcional), defina o fuso horário correto para onde você faz este trabalho e escolha Criar calendário.
Você vai ver o recente calendário aparecer no painel de navegação esquerdo em Meus calendários. Ative a caixa de seleção à esquerda de seu recente calendário e escolha no calendário para desenvolver um recente evento.
Na janela que aparece, digite o título do seu evento, calibre qualquer outras configurações e certifique-se de modificar o calendário na parte inferior da janela para o seu recente calendário.
Ao escolher Salvar, você vai ver o evento aparecer na visão do calendário, porém ele vai ser codificado por cores para que você entenda em qual calendário o evento está armazenado.
Você pode acrescentar quantos calendários desejar na mesma conta do Google. Ative ou desative quaisquer camada de calendário que você não quer visualizar marcando ou desmarcando cada caixa de seleção de calendário.
Inscrever-se em calendários úteis
Também existem calendários públicos gratuitos nos quais você pode se inscrever. Eles aparecem exatamente como os calendários pessoais que você adiciona utilizando o processo acima.
Para acessá-los, escolha o símbolo + ao lado de Outros calendários como acima, porém desta vez escolha Procurar calendários de interesse na lista suspensa.
Você vai ver uma lista de calendários que pode escolher. Isso inseri muitos tipos de feriados, uma diversidade de esportes e uma seção “Outros” que hoje em dia inseri somente as Fases da Lua.
Depois de adicioná-los e voltar ao seu calendário, você os vai ver listados e ativados em Outros calendários.
Você também vai ver os eventos desse calendário exibidos em seu Google programa. Os eventos do calendário público no geral aparecem como eventos de dia inteiro listados na parte poderoso do dia relevante.
Inclua calendários interessantes e informativos do URL
Você também pode acrescentar calendários públicos por URL. Esses calendários públicos estão espalhados pela internet e nem sempre são fáceis de achar.
Alguns exemplos incluem:
- FirstShowing: escolha o link Google Calendar para ter os próximos filmes do ano. Todos os anos, o website é atualizado com uma nova guia para o ano recente.
- JamBase: escolha para visualizar o Calendário de Livestreams na parte poderoso da janela para visualizar os próximos shows.
- iCalShare: navegue ou pesquise nesta extenso lista de calendários de feriados e esportes que você pode acrescentar à sua conta do Google programa.
- Cronograma de Lançamento da NASA: esse calendário é atualizado pela NASA com todos os próximos lançamentos da NASA, bem como lançamentos históricos da NASA.
Para acrescentar um desses calendários, copie o URL de quaisquer calendário público. Em seguida, em sua própria conta do Google programa, escolha o ícone + à direita de Outras agendas. Selecione Da URL na lista suspensa.
No Windows próxima, cole o URL do calendário no campo URL do calendário e escolha o botão Adicionar calendário.
Agora, quando você retornar ao seu próprio calendário, se habilitar o calendário que incrementou, vai ver que esses eventos aparecem com seu próprio código de cores.
Dicas úteis ao utilizar o Google Agenda
Além de simplesmente acrescentar eventos ao seu calendário, existe muitas coisas que você pode realizar para tranformar seu calendário mais eficaz.
Código de cores do seu trabalho
Sempre que você desenvolver eventos para se lembrar de realizar algo ou de um compromisso, considere codificar áreas específicas de sua vida com cores.
Por exemplo, você pode tranformar todos os eventos relacionados à saúde em amarelo, eventos de trabalho em azul e eventos familiares em laranja.
Para realizar isso, basta escolher o calendário para realizar um evento. Depois de dar um título ao evento, escolha Mais opções na parte inferior da janela. Na seguinte página, escolha o código de cor para este evento ao lado da seleção de calendário.
Esta opção substitui a configuração de calendário padrão com seu código de cores personalizado.
Use os fusos horários corretos ao viajar
Se você tiver um evento que comece em um fuso horário e finalize em outro, é fundamental levar em consideração a desigualdade de fuso horário.
Se você não tem certeza de por que isso é fundamental, considere que quer iniciar a trabalhar em um trabalho escolar quando embarcar em um voo na costa leste dos Estados Unidos. Você sabe que possivelmente terminará seu trabalho assim que desembarcar na Califórnia.
O problema é que a Califórnia está 4 e três horas por trás no tempo. O Google programa pode ajudá-lo a levar em consideração essa alteração de fuso horário.
Para realizar isso no Google programa, toque no calendário para desenvolver o evento quando ele iniciar. Logo em baixo da data e hora do evento, escolha Fuso horário.
Ao lado da caixa de seleção Dia inteiro, escolha Fuso horário mais uma vez. Você vai ver uma janela que autoriza definir um fuso horário desigual para quando o evento começa e acaba. Marque a caixa de seleção e defina cada fuso horário.
Selecione OK quando concluir.
Tenha cuidado ao definir o horário de término do evento, pois o calendário o traduzirá para o recente fuso horário. Portanto, se você mencionou que vai levar das 15h às 16h, horário do leste, para escrever seu trabalho e modificar o fuso horário final para Los Angeles, o calendário mostrará o horário final às 19h.
Defina o horário inicial e final de acordo com o horário correto no fuso horário que você definiu.
Terminar reuniões de forma automatica com antecedência
Outro função útil se você quer que as pessoas gostem de você é fechar de forma automatica as reuniões criadas 5 min antes para reuniões de 30 min e 10 min antes para reuniões de 60 min.
Você pode definir isso abrindo as configurações do Google programa, escolha Configurações do evento no menu à esquerda e ative a caixa de seleção Reuniões rápidas.
Isso dará aos participantes da reunião tempo para chegar à seguinte reunião, se preciso.
Integre com seu app ToDo
Você também não necessita administrar manualmente seu calendário se utilizar a maior parte dos apps de tarefas populares baseados em nuvem disponíveis hoje.
O ToDoist, por exemplo, autoriza a integração direta com o Google Calendar. Basta entrar as configurações do ToDoist, escolher Integrações no menu à esquerda e escolher Conectar calendário no Google programa.
Agora, sempre que você desenvolver um recente lembrete de tarefa no ToDoist, ele vai ser adicionado de forma automatica ao seu Google programa.
A maior parte dos outros apps de tarefas tem integração parecido com o Google programa, ou você pode utilizar apps como IFTTT ou Zapier para integrá-los aos serviços.
Use o app Google Agenda
Também não faz sentido ficar preso à sua área de trabalho ou laptop quando estiver utilizando o calendário. Portanto, faz sentido instalar o app Google programa no seu iPhone ou dispositivo Android.
O app sincroniza com todos os outros dispositivos em que você usa o Google programa, para que você nunca fique distante de sua programa, eventos e lembretes.
Criar eventos do Gmail
O Google Calendar também está diretamente integrado ao Gmail, e você nem necessita realizar nada para habilitá-lo.
Para utilizar esta integração incorporada no Google Calendar, sempre que você tiver um e-mail aberto no Gmail, basta escolher os três pontos à direita do menu de ícones poderoso. Selecione Criar evento no menu suspenso.
Isso criará de forma automatica um evento em seu Google programa, utilizando os detalhes deste e-mail nos detalhes do evento.
Esta é uma forma útil de marcar imediatamente uma reunião ou um lembrete sempre que você ganhar um e-mail fundamental que quer acompanhar.
Veja seu calendário no Google Docs
Você pode se surpreender ao conhecer que até o Google Docs está integrado ao Google programa. Acompanhe suas próximas reuniões enquanto trabalha em documentos selecionando o ícone Calendário no lado direito da janela do Google Docs.
Isso exibe a programa de hoje em uma janela pequena e estreita à direita. É uma ótima forma de manter os eventos do dia bem na sua frente, mesmo quando você está ocupado trabalhando.
Há mais no Google programa do que somente desenvolver eventos e lembretes. Entre as integrações, calendários compartilhados e todos os outros funcionalidades - o Google programa é um dos calendários baseados em nuvem mais úteis disponíveis para você hoje. E o melhor de tudo, é gratuito.