Se você usa o Planilhas Google regularmente, provavelmente está familiarizado com as ferramentas que usa com frequência. No entanto, existem muitos recursos deste aplicativo de planilha que passam despercebidos e são subutilizados.
Aqui, veremos vários recursos interessantes do Planilhas Google que podem se tornar seus favoritos rapidamente. Acesse o Planilhas Google , faça login com sua conta do Google e experimente algumas dessas joias escondidas.
1. Extraia dados de um chip inteligente
Se você aproveitou as vantagens dos Smart Chips nos aplicativos do Google , ficará feliz em saber que pode fazer ainda mais com eles. Depois de inserir um Smart Chip, você pode extrair dados dele e colocá-los em sua planilha, tornando os chips ainda mais úteis.
Atualmente, você pode extrair dados de chips inteligentes de pessoas, arquivos e eventos de calendário. Isso inclui nome e e-mail, proprietário e nome do arquivo, além de resumo e localização.
- Depois de inserir um Smart Chip, passe o cursor sobre ele, selecione-o ou clique com o botão direito. Em seguida, escolha Extrações de dados .
- Quando a barra lateral abrir, use a guia Extrair para marcar as caixas de seleção dos itens que deseja extrair.
- Use o campo Extrair para para inserir ou selecionar o local da planilha onde deseja os dados.
- Escolha Extrair e você verá seus dados exibidos no local selecionado.
Se precisar atualizar os dados extraídos, você pode usar a guia Atualizar e gerenciar na barra lateral.
2. Crie um código QR
Os códigos QR são formas populares de compartilhar informações, direcionar as pessoas ao seu site e até mesmo oferecer descontos. Ao criar seu próprio código QR no Planilhas Google sem complementos ou ferramentas de terceiros, você ou seus colaboradores podem agir rapidamente.
Para fazer o código QR, você usará a função IMAGEM do Planilhas Google e um link para o URL raiz do Google: https://chart.googleapis.com/chart? .
Aqui, criaremos um link para o site na célula A1 usando a fórmula abaixo. Coloque a fórmula na célula onde deseja o código QR.
=IMAGEM(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))
Use os seguintes argumentos para construir sua fórmula:
- Argumento CHS : Defina as dimensões do código QR em pixels (chs=500×500).
- Argumento CHT : Especifique um código QR (cht=qr).
- Argumento CHL : Escolha os dados da URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).
Em seguida, use o operador E comercial (&) para conectar os argumentos.
Depois de ver o código, pode ser necessário redimensionar a linha e/ou coluna para ver seu tamanho completo. Em seguida, digitalize o código QR para ter certeza de que funciona conforme o esperado.
Você também pode usar argumentos opcionais para codificar os dados de uma maneira específica ou atribuir um nível de correção. Para obter mais informações sobre esses argumentos, verifique a página de referência dos infográficos do Google Charts para códigos QR.
3. Insira uma lista suspensa
As listas suspensas são ferramentas excelentes para entrada de dados. Ao selecionar um item de uma lista, você pode garantir que está inserindo os dados desejados e, ao mesmo tempo, reduzir erros.
Desde a introdução das listas suspensas no Planilhas , o recurso foi aprimorado para oferecer uma maneira mais simples de criar e gerenciar essas listas úteis.
- Insira uma lista suspensa seguindo um destes procedimentos:
- Selecione Inserir > Menu suspenso no menu.
- Clique com o botão direito e escolha Menu suspenso .
- Digite o símbolo @ (At) e escolha Menus suspensos na seção Componentes.
- Você verá então a barra lateral Regras de validação de dados aberta. Insira o local da lista na caixa Aplicar ao intervalo e confirme se a Lista suspensa está selecionada no menu suspenso Critérios.
- Em seguida, adicione os itens da lista nas caixas de opções e, opcionalmente, selecione as cores para eles à esquerda.
- Para exibir o texto de ajuda, escolha a ação para dados inválidos ou escolha o estilo de exibição, expanda a seção Opções Avançadas.
- Quando terminar, selecione Concluído . Em seguida, use sua nova lista suspensa para inserir dados em sua planilha.
4. Valide um endereço de e-mail
Quando você tem uma planilha que contém endereços de e-mail, seja Gmail, Outlook ou qualquer outro, verifique se eles são válidos. Embora o Planilhas não mostre se um endereço é legítimo, ele mostra se está formatado corretamente com o símbolo @ (At) e um domínio.
- Selecione a(s) célula(s) que deseja verificar e vá em Dados > Validação de dados no menu.
- Quando a barra lateral Regras de validação de dados abrir, selecione Adicionar regra , confirme ou ajuste as células no campo Aplicar ao intervalo e escolha Texto é e-mail válido na caixa suspensa Critérios.
- Opcionalmente, selecione as Opções Avançadas, como mostrar texto de ajuda, exibir um aviso ou rejeitar a entrada. Escolha Concluído para salvar e aplicar a regra de validação.
Você pode então testar a validação e as opções inserindo um endereço de e-mail inválido.
5. Faça uma função personalizada
Você adora usar funções e fórmulas no Planilhas Google ? Se sim, por que não criar o seu próprio? Usando o recurso Função Personalizada, você pode configurar sua própria função e reutilizá-la sempre que desejar.
- Selecione Dados > Funções nomeadas no menu.
- Na barra lateral Funções nomeadas que é aberta, use Adicionar nova função na parte inferior para criar sua função personalizada. Você também pode ver um exemplo, assistir à demonstração ou saber mais sobre o recurso.
- Insira o nome da função, a descrição e, opcionalmente, espaços reservados para argumentos. Insira a fórmula que deseja usar para definir a função e selecione Próximo .
- Confira a visualização da função e selecione Voltar para fazer alterações ou Criar para salvar a nova função. Observe que você também pode adicionar argumentos opcionais, se necessário.
- Você verá então a função na lista da barra lateral. Insira-o em uma célula da sua planilha para testá-lo.
Se precisar fazer edições, reabra a barra lateral Funções nomeadas, selecione os três pontos à direita da função e escolha Editar .
6. Use um Slicer para filtrar um gráfico
Os gráficos oferecem maneiras práticas e eficazes de exibir seus dados. Usando uma segmentação de dados, você pode filtrar os dados exibidos no gráfico. Isto é conveniente para revisar partes específicas dos dados do gráfico quando necessário.
Insira um fatiador
Depois de inserir seu gráfico , selecione-o e vá em Dados > Adicionar uma segmentação de dados no menu.
Quando a barra lateral abrir, abra a guia Dados , confirme o Intervalo de Dados na parte superior e escolha a Coluna a ser usada para o filtro.
Você verá a segmentação de dados aparecer como um retângulo preto arredondado que pode ser movido ou redimensionado como desejar.
Use um fatiador
Depois de ter seu fatiador, selecione o botão Filtro à esquerda ou a seta suspensa à direita. Em seguida, selecione os dados que deseja ver no gráfico, colocando marcas de seleção ao lado desses itens.
Selecione OK e você verá a atualização do seu gráfico imediatamente.
Para retornar seu gráfico à visualização original mostrando todos os dados, abra o filtro e escolha Selecionar tudo > OK .
7. Calcule dados rapidamente
Às vezes você deseja ver um cálculo rápido sem adicionar uma fórmula à sua planilha. No Planilhas Google, você pode simplesmente selecionar os valores e escolher um cálculo para visualizar sem nenhum trabalho extra.
- Selecione os dados que deseja calcular e observe no canto inferior direito da linha da guia. Você verá o menu de cálculo em verde que contém a soma dos seus dados.
- Abra esse menu e escolha o cálculo que deseja realizar. Você verá o novo resultado nesse menu.
- Você também pode simplesmente abrir o menu para ver todos os cálculos disponíveis em tempo real.
Se você decidir incluir o cálculo em sua planilha, mantenha a célula selecionada e escolha Explorar à direita das guias da planilha.
Quando a barra lateral abrir, arraste o cálculo que deseja usar para uma célula da sua planilha.
8. Explore maneiras de apresentar seus dados
Talvez você tenha dados em sua planilha, mas não tenha certeza da melhor maneira de exibi-los ou analisá-los. Com o recurso Explorar, você pode ver várias maneiras rápidas de apresentar seus dados, revisar detalhes sobre eles e fazer perguntas.
Selecione seus dados e escolha Explorar no canto inferior direito.
Quando a barra lateral Explorar abrir, você verá opções para seus dados. Digite uma pergunta na seção Respostas, aplique cores usando a seção Formatação ou insira um gráfico da seção Análise.
Depois de terminar, basta usar o X no canto superior direito da barra lateral para fechá-la.
9. Solicitar aprovações de planilhas
Se você usa uma conta do Google Workspace para negócios ou educação, confira o recurso Aprovações. Com ele, você pode solicitar aprovações de outras pessoas e acompanhar o que foi aprovado e o que não foi.
Vá para Arquivo e selecione Aprovações .
Quando a barra lateral Aprovações for aberta, escolha Fazer uma solicitação .
Na janela pop-up, adicione aqueles que deseja aprovar sua solicitação e, opcionalmente, uma mensagem. Você também pode incluir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem a planilha ou bloquear o arquivo antes de enviar sua solicitação de aprovação. Escolha Enviar solicitação quando terminar.
Se ainda não compartilhou o documento com os aprovadores, você será solicitado a fazê-lo e atribuir as permissões.
Você pode então visualizar o status retornando à barra lateral Aprovações.
10. Configure um formato personalizado de data e hora
Embora o Planilhas Google ofereça muitas maneiras diferentes de formatar datas e horários, talvez você queira algo em particular. Você pode criar seu próprio formato de data e hora com a estrutura, cores e estilo desejado.
- Selecione as células que contêm a data ou hora e vá para Formatar > Número > Data e hora personalizadas . Alternativamente, você pode selecionar a opção Mais formatos na barra de ferramentas e escolher Data e hora personalizadas .
- Quando a janela abrir, você verá o formato atual de sua data e/ou hora. Selecione um elemento existente na parte superior para alterar o formato ou excluí-lo.
- Para adicionar um elemento diferente, selecione a seta do lado direito e escolha um da lista. Você pode então formatar esse elemento usando sua seta.
- Quando terminar, selecione Aplicar para usar o formato personalizado de data e hora e você deverá ver sua planilha atualizada.
Com esses recursos do Planilhas Google, você pode fazer ainda mais com seus dados. Certifique-se de experimentar um ou mais e ver qual é útil para você.
Para tutoriais relacionados, veja como encontrar duplicatas no Planilhas Google usando as opções de formatação condicional.